Le télétravail des dirigeants d’entreprise, ainsi que l’activité à domicile des indépendants présentent plusieurs contradictions. Cela peut apparaître comme une liberté d’exercice professionnel, mais aussi comme une contrainte quand il s’agit de faire face à un surcroit de travail tout en jouant son rôle au sein du foyer, ou quand l’objectif est de réduire les charges de location. Cela peut aussi apparaître comme une opportunité d’économiser du temps non opérationnel comme les temps de trajet, ou non productif quand le dirigeant souffre d’un cadre inadapté par rapport à son rôle.
Voici 8 points pour optimiser sa journée de travail à domicile.
1. S’isoler
Dans une pièce dédiée, si possible, mais si vous devez partager la pièce où vous travaillez, il est important de choisir un emplacement permettant de s’isoler autant que possible, en portant un casque par exemple, en s’éloignant des déplacements des autres membres du foyer ou de certaines de leurs activités, comme un écran TV allumé.
2. Aménager son espace de travail
Créez votre ambiance de travail, qu’il s’agisse d’activité régulière à domicile ou de télétravail ponctuel, cela vous permet de vous placer en mode productif.
Il est nécessaire de disposer des informations et accessoires adéquats. Si vous ne disposez pas d’un espace dédié, rassemblez les dans une boite ou un caisson mobile par exemple.
A l’heure du digital, il est indispensable de créer et soigner son espace virtuel en ligne qui vous permettra d’accéder à vos fichiers à distance, protégés et sauvegardés.
3. Fixer des règles du jeu aux membres du foyer
Si vous devez partager l’espace avec un ou une partenaire, ou plus compliqué avec des enfants, communiquez votre emploi du temps en précisant les moments de pauses. Cela vous permettra de concentrer les échanges pendant celles-ci et d’éviter ainsi les interruptions pendant que vous travaillez.
Invitez les membres du foyer à respecter votre concentration :
- en restant discrets. Proposez leur par exemple d’écouter de la musique ou regarder la télévision avec un casque ou des écouteurs,
- en limitant les allers-retours autour de vous.
4. Structurer sa journée
Le plus gros risque du travail à domicile est le syndrome de la dispersion aussi bien entre les tâches professionnelles qu’entre activités professionnelles et privées.
C’est pourquoi il est important de:
- définir les blocs dédiés au travail et ceux réservés aux tâches privées ;
- fixer les temps de pause pour rythmer la journée que certains pourraient avoir tendance à se construire au fur et à mesure puisqu’il n’y a pas de contrainte horaire ;
- créer des blocs de 45 minutes, temps maximal de concentration soutenue, en intercalant des pauses ou activités demandant peu de réflexion. Cela vous évitera de céder à la tentation des interruptions faciles. Souvenez-vous que le temps de retour au niveau de concentration est toujours très largement supérieur à celui de l’interruption.
- optimiser ces blocs avec un décompte pour rester productif. Il existe des applications pour cela (comme eggtimer), ou utilisez le minuteur de votre téléphone.
5. Visualiser sa progression
En ayant moins d’interdépendance avec votre équipe, vous pourriez avoir tendance à moins vous rendre compte des tâches accomplies. Visualiser sa propre progression permet aussi de se rendre des comptes à soi-même, de prendre du recul et d’améliorer son efficacité.
Le principe consiste à s’inspirer du Kanban, méthode agile d’organisation visuelle des processus de travail créée par Toyota dans les années 1950.
Vous pouvez classer les tâches par exemple en quatre catégories, à faire, en cours, en attente, finies. Utilisez des colonnes, des couleurs, et mieux encore des outils en ligne comme Trello ou Monday.
6. Optimiser ses tâches
Si vous êtes seul ou que vous avez bien réussi à vous isoler, profitez-en pour faire des tâches pour lesquelles il vous est plus difficile de vous concentrer au bureau.
Mettez-vous en situation de flow, cet état mental de concentration dans lequel on est plongé quand on est absorbé par une tâche, et donc beaucoup plus productif et inspiré.
Enfin, comme vous avez plus de liberté pour répartir vos tâches, profitez-en pour tenir compte de vos biorythmes personnels d’efficacité.
7. Garder le lien avec son équipe
Montrez à votre équipe que vous restez proche d’eux en définissant des temps d’échange en visioconférence. Veillez à rester cohérent en ayant le même rythme de réunion en virtuel que présentiel.
Résistez à la tentation de faire constamment des emails pour échanger avec eux. Rassemblez les points à voir avec chacun et appelez-les. Si vous avez besoin de traçabilité, choisissez un outil collaboratif en ligne (comme slack par exemple).
8. Transformer les temps de trajet en temps de développement
Enfin la cerise sur le gâteau, investissez ces temps économisés pour vous – et la planète - en les consacrant à votre formation, à la lecture, ou à explorer de nouveaux outils.
Comment le business coach va vous aider
Dès le début d’un coaching de dirigeant, l’investissement du temps du dirigeant figure parmi les premiers objectifs. Il s’agit d’une part de dégager davantage de temps pour qu’il puisse travailler SUR l’entreprise, condition sine qua non à son développement et à la transformation de son rôle, et d’autre part de réduire son temps de travail, souvent bien trop lourd, pour plus d’équilibre et de liberté.
« L’efficacité c’est faire les choses bien. L’efficience c’est faire les bonnes choses ».
Peter Drucker
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